Efektywne spotkania- czy tak trudno jest je zorganizować?

Niestety, w codziennej praktyce bardzo często możemy mieć do czynienia ze spotkaniami, które posiadają bardzo niską efektywność. Prowadzącemu ciężko jest zapanować nad grupą, jest mało konkretny i słabo przygotowany. Również i wypowiadający się członkowie zespołu mogą niepotrzebnie wydłużać czas spotkania nie wnosząc do całości żadnej wartości dodanej, która pomogłaby lepiej zrealizować zadanie. Dlatego też do prowadzenia takiego spotkania, jak i do uczestnictwa w nim trzeba się przygotować. Wobec tego, jak organizować efektywne spotkania?

Warto odpowiednio przygotować się do spotkania

Najgorszym rozwiązaniem jest zorganizowanie spotkania o wszystkim i o niczym. Czasem luźniejsza pogadanka może być potrzebna z perspektywy lepszego zgrania zespołu- jeśli jednak nie chcemy tracić czasu, wcześniej dokładnie zdefiniujmy to, czego spotkanie ma dotyczyć. Po konkretnym określeniu daty, kiedy spotkanie ma się odbyć, powinniśmy poinformować o tym osoby, które będą miały wziąć w nim udział. Jeśli spotkanie ma charakter sprawozdawczy- musimy dać czas jego członkom do tego, aby się odpowiednio przygotowali i wiedzieli, co mają zreferować. Jeśli będzie to burza mózgów– mogą wcześniej przemyśleć swoje sugestie, jakie wysuną podczas spotkania. W końcu, uczestnicy poczują się znacznie bardziej zaangażowani, jeśli będą mogli sami zasugerować, co jeszcze powinno zostać poruszone podczas spotkania.

Konkrety i jeszcze raz konkrety

Na takim spotkaniu bardzo ważna jest osoba prowadząca, gdyż ona nadaje rytm dyskusji i po kolei przechodzi w sposób płynny przez wszystkie najistotniejsze kwestie. Jeśli więc prowadzący będzie nieprzygotowany i nie będzie wiedział, jak zrealizować plan spotkania- najprawdopodobniej będzie ono mało konkretne, będzie charakteryzowało się niewielką efektywnością, a dodatkowo będzie stratą czasu. Konieczne jest więc opracowanie spotkania w punktach, a następnie realizowanie po kolei wszystkich tematów, jakie mają zostać poruszone. Rolą prowadzącego jest też ucinanie wątków pobocznych, rozmów osobistych, które są całkowicie niezwiązane z tematem spotkania. Tak pokierowany zespół może z takiego spotkania wynieść naprawdę dużo, co pomoże w sprawniejszym realizowaniu zadań.

Ważne podejmowanie decyzji

Czasem podczas spotkania konieczne jest podjęcie decyzji, co do dalszych losów projektu oraz wszystkiego, co się z nim wiąże. Jednocześnie, decyzja powinna być podjęta przez wszystkich członków zespołu. Należy więc poinformować o tym zespół, a następnie jasno sprecyzować, że podczas tego spotkania taka decyzja musi zostać podjęta. Jednocześnie, najlepiej od razu zaproponować, w jaki sposób się to dokona- poprzez jawne lub niejawne głosowanie, dyskusję czy w jakikolwiek inny sposób. Jeśli sprawa jest bardziej zawiła i skomplikowana- wszelkie informacje, jakie ułatwią członkom zespołu podjęcie decyzji powinny im zostać dostarczone wcześniej- tak, aby mogli rozważyć różne opcje i przyjść na spotkanie z konkretną opinią.

Przewiń do góry